Sosiaalinen media ja työskentelytapavaiheet

Ruohiston Janne kirjoitti viime viikolla hyvän blogikirjoituksen sosiaalisen median hyödyntämisestä yrityksissä (tästä käytetään maailmalla termiä Enterprise 2.0) ja henkilöstöosaston (englanniksi human resources eli lyhennettynä HR) roolista muutosten aikaan saamisessa. Janne haastoi HR-ihmisiä ottamaan aktiivisen roolin muutoksien tukemisessa.

”Enterprise 2.0 tarkoittaa uudenlaista toimintakulttuuria, joka vaati taitoa luoda vuorovaikutteinen ilmapiiri, jossa ihmiset haluavat jakaa tietoa, tehdä yhteistyötä ja auttaa toisiaan. Jos nämä taidot eivät ole HR:n vahvuuksia, niin kenen? Jotta enterprise 2.0 hankkeissa onnistutaan, on välttämätöntä, että HR:n ottaa aktiivisen roolin muutoksen fasilitoijana ja suunnannäyttäjänä. Tiukkojen pelisääntöjen ja kontrollin sijaan kaivataan rohkeutta kokeiluun ja muiden kannustamista mukaan.”

Olen Jannen kanssa ihan samaa mieltä aiheesta ja toivon että HR-puolella on herätty käynnissä olevaan murrokseen ja että HR-ihmiset ottavat asian suhteen aktiivisen roolin.

Yhteisölliset toimintatavat

Monelle kuitenkin voi olla vielä epäselvää mitä uudet yhteisölliset toimintatavat ovat. Keskustelu keskittyy myös paljon palvelujen (Facebook, Youtube, Wikipedia) ja työkalujen (blogit, wikit, keskustelupalstat) ympärille eikä siihen mitä ne mahdollistavat. Tämä on tietenkin luonnollista sillä konkreettinen esimerkki tarjoaa helpon kiintopisteen hahmottaa abstrakteja asioita.

Itse olen ehtinyt miettiä asiaa useamman vuoden ajan tehdessäni aiheen kanssa työtä Nokialla ja seurata mitä muissa yrityksissä on tehty. Yksi itse kehittämäni tapa hahmottaa muutosta on puhua työskentelytapavaiheista. Eli siitä missä kehitysvaiheessa yksilöt ja organisaatiot ovat asenne- ja kykynäkökulmasta, ja miksei myöskin tekniseltä kannalta eli työkalujen puolesta.

Kuva työskentelytapavaiheista

Olen jakanut työskentelytavat 3 vaiheeseen eli Analogiseen, Digitaaliseen ja Yhteisölliseen.

Ensimmäisessä eli Analogisessa vaiheessa työtä tehdään perinteisesti sähköpostin, fyysisten kokousten ja omalla koneella muokattavien ja tallennettujen dokumenttien avulla. Tämä on varmasti monessa yrityksessä edelleen yleisin tapa tehdä työtä ja monelle meistä turvallisin tapa. Ongelmat ovat varmasti kaikille myös tuttuja eli tieto ei kulje, työaika kuluu liialti kokouksissa ja on vaikea tietää mitä muut yrityksessä tekevät.

Toisessa eli Digitaalisessa vaiheessa ensimmäisen vaiheen työskentelytavat siirretään verkkoon. Kokoukset muuttuvat puhelinpalavereiksi tai videoneuvotteluiksi, sähköpostin sijaan voidaan käyttää pikaviestimiä ja dokumentit tallennetaan verkkolevylle tai dokumentinhallintajärjestelmään.

Digitaalinen vaihe tehostaa jo ajankäyttöä ja lisää työntekijän vapautta tehdä esimerkiksi etätöitä kun toimistolla ei tarvitse olla välttämättä läsnä. Silti tietoa on vieläkin vaikea löytää, kokouksia on edelleen paljon ja muiden työtä on haastava seurata. Vanhat toimintatavat on siirretty digitaaliseen maailmaan mutta ei varsinaisesti mietitty olivatko toimintamallit järkeviä.

Kolmannessa eli Yhteisöllisessä vaiheessa hyödynnetään lisäksi sosiaalisen median työkaluja ja toimintatapoja. Projektin viestintä hoidetaan blogin kautta, dokumentit luodaan wikisivustoina ja kokouksen sijaan päätöksiä voidaan tehdä verkkoprosessien avulla, esim. keskustelupalstoja hyödyntäen.

Yhteisöllinen vaihe tehostaa lähinnä prosesseja jotka vaativat yhteistyötä ihmisten välillä tai hyötyvät avoimemmasta tiedonjaosta. Hyödyt korostuvat isommissa yrityksissä ja jos toimitaan useammalla paikkakunnalla tai aikavyöhykkeellä.

On tärkeää ymmärtää että vaiheet eivät ole toisiaan poissulkevia vaan toisiaan täydentäviä. Onkin tärkeää että työntekijät osaavat valita oikean työkalun ja toimintatavan oikeaan tarpeeseen. Yhteisöllinen tekeminenkään ei saa muodostua itseisarvoksi vaan sen pitää tarjota hyötyjä muihin tapoihin verrattuna.

Malli ei varmasti ole täydellinen mutta toivottavasti tarjoaa käsitteellisen viitekehyksen muutoksesta ja eri työskentelytavoista puhumiseen.

WoW-muutosohjelmat

Uusien työskentely- ja toimintatapojen (englanniksi Ways of Working eli WoW) käyttöönotto on haastava prosessi ja vaatii aikaa ja tukea. Osana sosiaalisen median käyttöönoton tukemista suosittelisinkin yrityksiä miettimään WoW-muutosohjelman käynnistämistä.

Työntekijöille ja johdolle täytyy kertoa murroksesta, tarjota innostava visio uudesta maailmasta, kouluttaa heitä ja tukea muutoksessa. Tässä HR-osastolla voi olla vahva rooli, joka voi auttaa strategisemman aseman hankkimisessa yrityksessä.

Paras ja pisimmällä oleva esimerkki, jonka tästä olen nähnyt, on Telenorin Way of Work -projekti jossa ihmisiä on opetettu työskentelemään uudessa maailmassa ja onnistuttu tehostamaan yrityksen toimintaa.

Jos sosiaalinen media ja yhteisölliset toimintatavat eivät vielä ole tuttuja sinulle tai yrityksellesi nyt on jo korkea aika tutustua aiheeseen. HR-osaston lisäksi tämä koskee luonnollisesti myös yrityksen muita toimintoja.

Advertisements

7 responses to “Sosiaalinen media ja työskentelytapavaiheet

  • Sami M Leppänen

    Kuten aina Harrin sanoissa on viisautta ja syvällisyyttä jota voi löytyä vain vuosien tutkimisen, pohdiskelun, ahkeran kokeilun ja toteuttamisen kautta ja tärkeimpänä heittäytymällä itse syvällisesti siihen mukaan (ns. immersio).

    En voi kuin lämpimästi kannattaa Harrin ajatuksia sekä rohkaista muita kokeilemaan. Organisaation toiminta on mahdollista viedä aivan uudelle tasolle mutta se vaatii vaivaa ja kärsivällisyyttä.
    Kuten Harrikin viisaasti mainitsi pelkät työkalut tai prosessit eivät riitä positiivisten tulosten saavuttamiseksi vaan kyseessä on kokonainen ajattelu- ja työtapojen muutos.

    Muutenhan kyseessä olisi perinteinen IT-projekti mutta tuon kulttuurillisen muutoksen ja organisaation avoimmuuden ja toimintatapojen muutoksen merkittävä rooli tulosten saamisessa vaatii HR organisaatiota ja koko yritystä mukaan muutosta tekemään!

    Terv. Sami M Leppänen

  • intosome

    Sami – kiitos kommentista!

    Isossa organisaatiossa prosessi on tosiaan pitkä ja vaatii tukea. Yksi ongelma on ehkä se että lopputulosta ei välttämättä alussa tiedetä. Uskotaan että hyödyntämiskohteita löytyy, mutta ne eivät loppujen lopuksi olekaan sitä mitä hankkeen käynnistäjät luulivat. Ihmiset ja organisaatio oppivat matkalla ja keksivät itse parhaat hyödyntämiskohteet.

    Jos homma nähdään pelkästään työkalujen käyttöönottona niin ongelmia on kyllä luvassa. Työkalun lisäksi tapa toimia muuttuu – omia tuotoksiaan pitäisi jakaa jo ideavaiheessa, kutsua muita osallistumaan, osata keskustella ja herätellä keskustelua, luoda sisältöä yhteistyössä muiden kanssa ja niin edelleen. Tämän oppimiseen ei ihan riitä se että kouluttajasetä kertoo mistä napista wikisivua pääsee editoimaan. HR-organisaation tulisikin auttaa yrityksen työntekijöitä oppimaan yhteisölliset työskentelytavat.

    Ovatko työskentelytavat yrityksissä HR-osastojen vastuulla vai ovatko ne kenenkään vastuulla? Olisi mielenkiintoista kuulla tilanteesta eri yrityksissä.

  • Saara Pajunpää

    Hyvä kirjoitus paljon puhuttaneesta aiheesta. On ollut mielenkiintoista seurata sosiaali- ja terveysjärjestöjen kehitystä tietotekniikan käytön suhteen. Määrittelemäsi kaavio kuvastaa hyvin miten asioissa on edetty. Vaihe 1 oli monen toimijan mielestä paras toimintatapa vielä 2007 kun aloitimme edellisen projektimme Järjestötieto-hankekokonaisuuden. Toisaalta osa astui vasta tuolle tasolle noina vuosina. Nyt kun järjestöjenkin olisi aika saavuttaa 3. vaihe, nousee eteen samat kysymykset kuin 2. vaiheeseen siirryttäessä. Resurssit kuten aika ja taidot eivät riitä, samoin uskalluksesta on pulaa. Toisaalta sosiaalinen media sinänsä on kuitenkin vain väline, joka toimii samalla periaatteella millä sosiaali- ja terveysjärjestöjen toimintalogiikka on aina toiminut eli yhdessä tekemällä ja päättämällä. Ehkäpä tästä johtuen en järjestökentässä näe HR-puolta haasteena. Sitä vastoin yleisen asenteen siitä onko esim. Facebookin seuraaminen työajalla vähemmän tarkoituksenmukaista kuin sähköpostilla viestiminen. Väittäisin että Facebook nähdään enemmän leluna, sähköposti ammattimaisempana. Toki tähän asenteeseen voi HR-puolen linjaukset vaikuttaa.

    Uutta projektia käynnistellessä olen seurannut kehitystä tiiviisti. Ilokseni olen pannut merkille että järjestöt ovat aktivoituneet somen käytössä ihan viime kuukausina. Toivottavasti erilaisten Facebook-sivujen yms ylläpitoon annetaan myös työaikaa ettei niiden ylläpito jää työntekijöiden omalle ajalle. Tässä yhteydessä puhun siis sosiaali- ja terveysjärjestöistä joilla on palkattua työvoimaa. Vapaaehtoisten varassa toimivat järjestöt ovat eriasia.

  • intosome

    Saara – kiitos hyvästä kommentista. Vastaaminen siihen jäi isyysloman jalkoihin, mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan.

    Sosiaalinen media rinnastetaan liikaa Facebookiin ja koetaan vapaa-ajan hömpäksi. Eiväthän vakavasti otettavat ihmiset kerro mitä söivät milloinkin lounaaksi vaan tekevät ”oikeita töitä” eli istuvat kokouksissa, lähettävät sähköpostia ja kirjoittavat Word-dokkareita. Valitettavasti näin.

    Kuvittelisin että myös järjestöpuolella on sama haaste kuin muuallakin eli sen ymmärtäminen mitä sosiaalisella medialla voi tehdä (mm. yhdessä tekeminen ja päättäminen). Eli nähdään vain pelottavat uudet työkalut eikä sitä millaisia prosesseja ja toimintatapoja ne mahdollistavat.

    Tuo on kyllä hyvä viesti korostaa että kyse ei ole uudesta mallista tehdä asioita, sillä niitä on ennenkin hoidettu yhdessä ja päätetty yhdessä, prosessi vain sattuu siirtymään enemmän verkkoon. Muutos tietenkin pelottaa vähemmän jos sillä on virallinen hyväksyntä ja uuden oppimista tuetaan. Siinä on varmasti myös HR:llä iso rooli.

  • Miksi sosiaalinen media ei toimi? « Intosome

    […] yhteistyökulttuurista ja tavasta tehdä työtä. Olen avannut ajatuksiani aiheesta aiemmin työskentelytapavaiheiden näkökulmasta. Siirtymisessä yhteisöllisiin toimintatapoihin kyse on kuitenkin isommasta muutoksesta kuin monet […]

  • TOP 10 asiaa, joista HR on kiinnostunut sosiaalisessa mediassa – Intunex - Empowering people to work together

    […] mediaa hyödynnetään yrityksen sisällä, osaamisen näkyväksi tekemisessä ja jakamisessa sekä yhteisöllisten toimintatapojen […]

  • TOP 10 asiaa, joista HR on kiinnostunut sosiaalisessa mediassa | Intunex Oy

    […] mediaa hyödynnetään yrityksen sisällä, osaamisen näkyväksi tekemisessä ja jakamisessa sekä yhteisöllisten toimintatapojen […]

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s