Eikö töissä tuotettu tieto olekaan yrityksen omaisuutta?

Kaija Pöysti kirjoitti viime viikolla blogikirjoituksen sosiaalisesta mediasta riskienhallinnassa. Tiedon säilöminen pelkästään sähköpostiin ja ihmisten omaan päähän on riski yrityksen toiminnan jatkuvuudelle. Tämä pitää hyvin paikkaansa sillä asiat katoavat nopeasti muistista ja sähköpostiarkistoista ei monasti enää löydä etsimäänsä viestiä.

Itse olen viime aikoina miettinyt samaa aihetta vähän toisesta vinkkelistä eli tiedon omistajuuden näkökulmasta. Kun tieto ja keskustelut ovat työntekijöiden sähköpostilaatikoissa yksittäiset työntekijät käytännössä ”omistavat” tiedon. Jos he lähtevät yrityksestä he vievät aika ison osan tiedosta mukanaan sillä kukaan muu ei enää pääse heidän sähköpostiinsa käsiksi. Paljon tietoa siis katoaa työntekijän ja hänen sähköpostilaatikkonsa mukana, tietoa kuitenkin pitäisi olla yrityksen omaisuutta.

Jos yritys haluaa omistaa tiedon itse ja varmistaa että se säilyy yrityksen hallussa kannattaa sen hyödyntää verkkotyökaluja työn tekemisessä. Esimerkiksi wikit ja blogit ovat karttuvia tietovarastoja, joihin tieto jää talteen ja yhteiseen omistukseen. Jokainen blogikirjoitus ja wikisivun muokkaus kartuttaa yrityksen omaisuutta aivan eri tavalla kuin sähköposti joka hautautuu inboxiin.

Tuskin kukaan työntekijöistä sinällään tietoisesti haluaa ”varastaa” tietoa työnantajaltaan sähköpostia käyttäessään, mutta näinhän me kaikki teemme. Kannattaisiko siis siirtää tietoa pienistä siiloista eli sähköpostilaatikoistamme yhteiseen omistukseen tarkoitukseen sopivaan verkkotyökaluun? Monelle yritykselle wikeistä ja blogeista kasvaa ajan mittaan korvaamattoman arvokas yhteisesti omistettu ja ylläpidetty tietovarasto.

Olisiko siis aika ottaa tieto yrityksesi omaisuudeksi ja vähentää sähköpostin käyttöä?

Advertisements

5 responses to “Eikö töissä tuotettu tieto olekaan yrityksen omaisuutta?

  • Timo Rainio

    Tiedon omistajuus todellakin kinkkinen juttu. Some -työkalut tarjoavat varmasti jotain ratkaisuja, mutta voivat tuoda myös uusia haasteita. Tänään yhdessä koulutuksessa käytiin pitkään ja mielenkiintoista keskustelua mm. siitä, miten esim. Googlen ja monien muidenkin pilvipalveluiden erilaiset käyttäjätunnustyypit ja niiden luontivaihtoehdot vaikuttavat aivan ratkaisevasti siihen kuka loppujen lopuksi yhdessä luodun tiedon ”omistaa”.

    Silloin kun toimitaan yhden organisaation sisällä asiat aika yksinkertaisia. Mutta silloinhan se perinteinen verkkolevy voisi muutenkin riittää. Pilvessä puuhastelu on parhaimmillaan tietysti juuri monimuotoisten verkostojen työskentelyssä, jolloin myös omistajuuden haasteen nousevat esiin.

  • Marko Teräs

    Hyviä pointteja Harri! Mielestäni ns. varastamista vielä tärkeämpää on yrityksen heikko informaation ja tietämyksen hyödyntäminen jos operoidaan vain s-postien välityksellä ja siitä koituva kilpailukyvyn konkreettinen heikentyminen.

    On myös hyvä erottaa hiljaisen tiedon ja kirjoitetun ”tiedon” välinen ero. Tietohan tulee tavallaan aina olemaan yksilöllä, hiljainen tieto vielä varmemmin ja sen jakamisen mahdollisuudesta tekstipohjaisesti edelleen väitellään, mutta informaatio joka kuuluu tavallaan yrityksen toiminnan rakentamiseen (projektit, kontaktit, sopimukset ja verkostot ja niiden suhteet) olisi kyllä tehokkainta kaapia pois s-posteista ja kaikkia hyödyttävään käyttöön. Tämä vaatii sitten jo monenlaista toimintamallien, tiimien, organisaation rakenteiden ja johtajuuden kehittämistä, koska ne ovat se todellinen este tiedon jakamiselle, ei teknologia.

  • Petri Huitti

    Olen miettinyt samansuuntaisesti että keskustelufoorumit olisivat sähköpostien sijaan toimivampi paikka tukemaan eri aihepiiriin liittyvien ideoiden jaosta, testaamisesta, sparraamisesta, jatkokehittelyssä jne esim. yrityksen jatkuvaan parantamiseen liittyen. Ei välttämättä vain yritysten sisällä vaan tietyissä asiantuntijapiireissäkin. Tieto kumuloituisi ja olisi käytettävissä laajemmin ja myöhemminkin (joko julkisesti, yrityksen tai jonkin yrityksen osan näkyvissä).

  • intosome

    Timo – Pilvipalveluiden ehdoissa saattaa tosiaan olla kaikenlaisia jänniä ehtoja. Googlen työkalujen kanssa lisäksi yksi ongelma on että ihmiset saattavat käyttää niitä työtarkoituksiin henkilökohtaisilla tunnuksillaan.

    Marko – Juuri tuosta tietämyksenhallinnastahan on kyse. Se vain ehkä kuulostaa turhan hienolta ja epämääräiseltä joten ajattelin että ”varastamis”näkökulma herättäisi ihmisiä näkemään ongelman.

    Petri – Asiantuntijaverkostot ja myös yritysverkostot ovat sisäisen käytön lisäksi otollinen hyödyntämiskohde. Itse olen ainakin törmännyt moniin hyviin LinkedIn-ryhmiin joissa asiantuntijuutta jaetaan ja kehitetään yhdessä.

    Kiitos hyvistä kommenteista! On kiva saada välillä kommentteja jotta ei tunnu siltä että vain huutaa tyhjyyteen ja kukaan ei kuule.

  • Hale Okkonen, sosiaalisen median asiantuntija

    Hyvä ja ajankohtainen kirjoitus, Harri.
    Joissain yrityksissä asiaa on ratkottu myös erilaisten pikaviestimien avulla, joiden ansiosta tiedon kulku on sähköpostiakin nopeampaa mutta silti kynnys kirjoittamiseen on matala. Wikeissä ja blogeissa kun on usein hidasteena ennakkoluulo ja rimakauhu oikeanlaisen ja -kielisyyden tekstin tuottamiseen. Pikaviestimiin ehkä luonnollisin käyttö on sisäinen viestintä, mutta toimii myös valveutuneiden asiakkaiden kanssa. Hyväksi havaittu työkalu on mm. Yammer, joka mahdollistaa erilaiset ryhmät, arkistoinnit jne.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s